ปัจจุบัน Cloud HR ได้รับความนิยมมากขึ้นในหลายองค์กร ตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ เพราะเป็นเครื่องมือที่เข้ามาเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบเดิม ๆ ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จากระบบที่เคยผูกติดกับเอกสาร กระดาษ และคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศ สู่ระบบดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกเวลา
ระบบ Cloud HR คืออะไร? ต่างจากระบบ HR แบบเดิมอย่างไร?
ระบบ Cloud HR คือระบบบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลที่ทำงานบนเทคโนโลยีคลาวด์ (Cloud) ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลและฟังก์ชันต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เน็ตได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมไว้บนคอมพิวเตอร์ภายในออฟฟิศเพียงอย่างเดียว ระบบนี้ครอบคลุมกระบวนการ HR หลักแทบทั้งหมด เช่น การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การลา การลงเวลาทำงาน การประเมินผลงาน ไปจนถึงการพัฒนาศักยภาพบุคลากร โดยข้อมูลพนักงานทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบเดียว ตั้งแต่ประวัติส่วนตัว ประวัติการทำงาน การฝึกอบรม ไปจนถึงผลการประเมินผล สามารถออกแบบให้ปลอดภัยได้สูง สามารถเรียกดูข้อมูลที่จำเป็นได้แบบเรียลไทม์ ต่างจากระบบ HR แบบเดิมที่มีข้อจำกัดในการเข้าถึงข้อมูล ระบบที่ไม่อัปเดต และขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
Cloud HR ดีอย่างไร ทำไมหลายองค์กรถึงเลือกใช้?
- รองรับการทำงานของ HR จากทุกที่ ทุกเวลา Cloud HR ช่วยให้ฝ่ายบุคคล สามารถทำงานได้จากทุกที่ ไม่จำกัดเวลาและสถานที่ เช่น การอนุมัติใบลาและคำขอต่าง ๆ ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้าออฟฟิศ ไม่จำเป็นต้องค้นหาแฟ้มกระดาษหรือไฟล์เอกสารกระจัดกระจายอีกต่อไป นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลในระยะยาว
- ดูข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะต้องการทราบข้อมูลอะไรก็สามารถกดเข้าไปดูได้แบบเรียลไทม์ด้วยตนเอง ไม่ต้องรอให้ออฟฟิศเปิด ไม่ต้องเดินทาง
- มีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย ระบบคลาวด์สมัยใหม่มีมาตรการด้านความปลอดภัยที่รัดกุม ทั้งการเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้มีความปลอดภัยมากกว่าการเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว
- ระบบวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก Cloud HR ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับฝ่ายบุคคลเท่านั้น แต่ยังช่วยผู้บริหารมองเห็นภาพรวมขององค์กรผ่านรายงานและแดชบอร์ดต่าง ๆ เช่น อัตราการลาออก ประสิทธิภาพของทีม แนวโน้มการพัฒนาทักษะของพนักงาน ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร และข้อมูลอื่น ๆ สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กรได้
- ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกรวมไว้ในระบบเดียว ทำให้แก้ไขหรืออัปเดตได้ง่าย ลดความผิดพลาดจากการใช้ข้อมูลคนละชุดกัน หรือข้อมูลไม่ตรงกัน
- พนักงานสามารถจัดการข้อมูลได้ด้วยตนเอง พนักงานสามารถจัดการข้อมูลบางส่วนได้ด้วยตนเองผ่านระบบ Self – Service ไม่ว่าจะเป็นการขอลา ตรวจสอบวันลาคงเหลือ ดาวน์โหลดเอกสาร หรืออัปเดตข้อมูลส่วนตัว ช่วยลดภาระงานของ HR ทำให้พนักงานรู้สึกว่าระบบขององค์กรทันสมัย มีความโปร่งใส และใช้งานง่าย
Cloud HR เป็นระบบบริหารทรัพยากรบุคคลที่เหมาะกับองค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือขนาดใหญ่ ก็สามารถนำไปปรับใช้ได้ ช่วยให้ทำงานได้คล่องตัวมากขึ้น ช่วยลดข้อจำกัดด้านสถานที่ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และปรับตัวให้เข้ากับยุคปัจจุบัน